De corona pandemie heeft een geweldige impact gehad op de versnelde acceptatie van digitale events. Fysieke events zijn immers niet meer mogelijk. Maar zijn digitale events dan niet meer dan een vluchtig alternatief? Niet als het aan journalisten en PR managers ligt, blijkt uit recent onderzoek van PR-Dashboard.

Uit dat onderzoek bleek namelijk dat, hoewel de deelnemers het contact op locatie weldegelijk missen en dat dat zelfs invloed heeft op het werkplezier, digitale events een waardevolle vervanger zijn. De meerderheid ziet zelfs een rol voor digitale events ook na corona! De voordelen die digitale events bieden, wegen blijkbaar net zo zwaar, of misschien wel zwaarder, dan het gemis aan persoonlijk contact tijdens events op locatie.

Maar wanneer kies je (straks) voor een digitaal event? En hoe organiseer je zo’n event optimaal?

Digitale persconferenties

Een aankondiging of introductie: een persconferentie biedt journalisten de kans om hun eigen verslag te maken en vragen te stellen. Soms is een persbericht of interview niet voldoende om de boodschap over te brengen. Zeker wanneer een product of dienst gedemonstreerd moet worden, is een persconferentie een perfecte uitkomst.

Het nadeel is echter dat journalisten naar een locatie moeten komen. En meestal wordt er na de bijeenkomst direct een persbericht uitgestuurd, waardoor de niet-aanwezige journalisten dezelfde informatie ontvangen die zij ook nog eens sneller kunnen publiceren. Want zij hoeven niet in de auto of trein eerst naar kantoor om hun artikel te schrijven.

Dus als het aan journalisten ligt is een digitale persconferentie ideaal: dezelfde informatie gewoon op kantoor of thuis, én toch de mogelijkheid om vragen te stellen en een eigen invalshoek te nemen.

Maar ook voor organisaties is de digitale persconferentie een uitkomst. In plaats van het huren van grote zalen, catering en een team aan eventmanagers om de conferentie in goede banen te leiden, is nu alleen een professionele opname en uitzending nodig. Gelukkig biedt software zoals Microsoft Teams, Zoom en Google Meet voldoende oplossingen om de persconferentie professioneel in te steken. Bijvoorbeeld met break-out sessies, zodat meerdere sprekers informatie kunnen geven en vragen kunnen beantwoorden.

Live evenementen

In het verlengde van de digitale persconferenties liggen de online live evenementen. Pre corona werd er al regelmatig online verslag gedaan van evenementen, maar dit was zeer beperkt. Wilde je de volledige ervaring hebben, dan moest je echt op het event aanwezig zijn.

Maar door corona is die noodzaak veranderd: de ervaring moet nu volledig digitaal zijn. Veel organisaties hebben hun evenementen daarom omgezet naar online events, bijvoorbeeld beurzen, grote feesten en award shows.

Beeld: Livestream van de Dutch Martketing Awards 2020 Bron: https://www.pimonline.nl/events/detail/330/dutch-marketing-awards-online-talkshow#.YBEycvHYq3A

Net als de fysieke evenementen vragen de online evenementen om een professionele productie. Niet alleen omdat het live is, maar als er een vorm van interactie moet plaatsvinden, bijvoorbeeld een Q&A, dan moet dat soepel verlopen. Bovendien krijg je te maken met de uitdagingen van het videovak: licht, geluid en techniek. Daarom kun je maar beter met professionals werken.

Maak de ervaring compleet door deelnemers van te voren een pakket toe te sturen met benodigdheden voor het event. Dit kan variëren van het product dat je gaat presenteren en andere informatiedragers tot een complementair drankje en een hapje.

Webinars, kennissessies en round-tables

Online kennissessies zijn zeker niet nieuw, maar in 2020 is het aantal exponentieel toegenomen. Het is een snelle en gemakkelijk manier om experts met geïnteresseerden in contact te brengen. Of dat nu klanten, consumenten of journalisten zijn.

Een webinar is eenvoudig op te zetten, zeker met software zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Maar vergis je niet, want met de veelzijdigheid van deze software kan een webinar zeer professioneel worden ingestoken. Bijvoorbeeld door break-out sessies toe te voegen, reclameblokken, visuele presentaties en gestructureerde vragenrondes.

Podcasts

Hoewel podcasts niet direct in verband staan met evenementen, hebben de twee wel veel met elkaar gemeen. Het aantal podcasts is namelijk flink toegenomen sinds fysieke events niet meer mogelijk zijn. Het is een perfecte manier voor organisaties om sprekers uit te nodigen en aan het woord te laten. Dus in plaats van het organiseren van events waar dit altijd gebeurde, worden nu professionele podcast producties opgezet.

Dat podcasts populair zijn, dat blijkt wel uit de cijfers: meer dan 1.750.000 shows met ruim 43 miljoen afleveringen (januari 2021)! Platforms van Apple en Spotify bieden organisaties een publiek voor hun producties. De meest populaire shows in Nederland op deze platforms zijn De Zelfspodcast van Sander Schimmelpenninck & Jaap en Man, Man, Man de podcast van Domien, Bas & Chris.

Beeld: Adformatie en Google lanceren podcast Digital Dialogues. Bron: https://www.adformatie.nl/digital-transformation-tech/adformatie-en-google-lanceren-podcast-digital-dialogues

Als bedrijf kun je dus partneren met een bestaande podcast om zo je publiek te bereiken. Ook kun je je eigen podcast serie op gaan zetten en verspreiden op de verschillende platforms, die eigenlijk de marketing al voor je doen. Crisp PR & Communicatie biedt organisaties hun eigen podcast in samenwerking met oud NOS presentator Frank du Mosch, die overigens ook zelf als moderator kan optreden in de show. Samen leveren we een compleet product, van A tot Z voorbereid en afgemonteerd.

Een derde optie is het samenwerken met een mediapartij. Zij hebben niet alleen de apparatuur om een eigen podcast op te nemen, maar zij hebben ook een publiek wat aansluit op de doelgroep die je wilt bereiken. Crisp werkt met meerdere media waarmee podcastseries kunnen worden opgezet.

De voordelen op een rijtje

Wen er maar aan: digitale (pers)events zijn here to stay. De redenen hiervoor zijn simpel:

• Je bereikt sneller een groter publiek, bijvoorbeeld ook internationaal
• Meer rendement op je investering: digitale events zijn tijdonafhankelijk omdat ze kunnen worden teruggekeken
• Crowdmanagement op locatie is verleden tijd: in plaats daarvan werk je met een team van AV-professionals

Ook een digitaal event organiseren?

Geïnteresseerd in het organiseren van een (digitaal) evenement? Neem vrijblijvend contact met ons op om te bespreken wat we voor jou kunnen betekenen.